“ЗАТВЕРДЖЕНО”
рішенням зборів суддів
Черкаського окружного
адміністративного суду
від 23 квітня 2021 року

(зі змінами затвердженими

рішенням зборів суддів

Черкаського окружного
адміністративного суду
від 29 вересня 2021 року)
 

З А С А Д И

ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ У ЧЕРКАСЬКОМУ ОКРУЖНОМУ АДМІНІСТРАТИВНОМУ СУДІ

1. Загальні положення

1.1. (далі - Засади) розроблені на виконання п. 1.4.9. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 із змінами та доповненнями (далі – Положення).

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу Черкаського окружного адміністративного суду та віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України “Про судоустрій і статус суддів” та Положення, до яких належать:

- наявність/відсутність постійно-діючих колегій суддів та порядок їх визначення;

- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, передбачених Положенням, зокрема, у випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, та в інших випадках;

- інші питання, віднесені до компетенції зборів суддів, щодо порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Черкаському окружному адміністративному суді.

2. Повноваження зборів суддів щодо розгляду питань, які стосуються порядку функціонування автоматизованої системи

2.1. Збори суддів Черкаського окружного адміністративного суду (далі по тексту – ЧОАС) мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи, визначені Законом України “Про судоустрій і статус суддів” та Положенням.

2.2. Збори суддів ЧОАС мають право:

- визначати та затверджувати Засади використання автоматизованої системи документообігу суду;

- запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ;

- визначати склад постійно-діючих колегій суддів (основний склад та резервних суддів);

- встановлювати строк, за який, до початку відпустки судді, щодо нього не розподіляються судові справи;

- визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, визначених Положенням, зокрема, знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, та в інших випадках;

- визначати коефіцієнт складності категорій судових справ;

- визначати коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи;

- зменшувати навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, із встановленням відповідного коефіцієнту адміністративної посади;

- зменшувати навантаження щодо розгляду справ на суддів, які є членами Вищої ради правосуддя, Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів;

- визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи;

- розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом;

- приймати рішення з інших питань, віднесених до їх компетенції згідно з Законом та Положенням.

3. Розподіл судових справ

3.1. Згідно з вимогами Положення в ЧОАС застосовується:

- автоматизований розподіл судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.2. Автоматизований розподіл справ

3.2.1. Автоматизований розподіл судових справ у ЧОАС застосовується після їх реєстрації у такому порядку:

а) протягом робочого дня шляхом пакетного розподілу;

б) у разі надходження позовних заяв (справ та матеріалів), на розгляд яких процесуальним законом встановлені скорочені строки їх розгляду, автоматизований розподіл судових справ у суді здійснюється протягом робочого часу одразу після реєстрації відповідної судової справи;

в) у разі надходження позовних заяв (справ та матеріалів) наприкінці робочого дня, що унеможливило проведення автоматизованого розподілу протягом робочого часу, проводиться автоматизований розподіл цих справ після робочого часу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату (особи, що виконує обов’язки керівника апарату) на підставі службової записки начальника відділу організаційного забезпечення та контролю (канцелярії) (особи, що виконує його обов’язки);

г) розподіл позовних заяв (справ та матеріалів), які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється у неробочі дні.

3.2.2. Розподіл позовних заяв (справ та матеріалів), які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні здійснюється серед всіх суддів ЧОАС, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій з урахуванням випадків не розподілення справ, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду. У разі затвердження наказом голови суду графіку чергувань суддів розподіл здійснюється згідно такого графіку.

3.2.3 У судовій справі, яка надійшла до ЧОАС з іншого суду будь-якої юрисдикції зберігається єдиний унікальний номер, який був сформований автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, з якого надійшла справа, та повинен обов’язково вказуватись судами всіх інстанцій у судовому рішенні.

3.2.4. Коефіцієнт складності категорій судових справ у ЧОАС не встановлюється.

3.2.5. Спеціалізація суддів ЧОАС з розгляду конкретних категорій судових справ не запроваджується.

3.2.6. Голові суду встановлюється навантаження щодо розгляду справ в розмірі 80 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів суду.

3.2.7. Заступнику голови суду встановлюється навантаження щодо розгляду справ в розмірі 100 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів суду.

На час відсутності голови суду (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність тощо) заступнику голови суду (судді, який тимчасово виконує обов’язки голови суду) навантаження встановлюється на рівні голови суду – 80 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів суду.

3.2.8. Встановити коефіцієнт участі судді в розгляді судової справи:

- головуючий у справі - 1;

- у складі колегії - 0,5.

3.2.9. При автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя для розгляду конкретної адміністративної справи з числа всіх суддів ЧОАС, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій з урахуванням випадків не розподілення справ, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою.

У разі прийняття рішення головуючим суддею про колегіальний розгляд визначення колегії суддів для розгляду конкретної судової справи здійснюється відповідно до розділу 4 цих Засад.

3.2.10. Не розподіляються щодо конкретного судді (крім справ, які відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та цих Засад, підлягають передачі раніше визначеному судді) судові справи, що надійшли:

1) за два місяці до закінчення повноважень судді;

2) за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів) та за 20 календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 30 календарних днів);

3) за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

4) у період відпустки судді;

5) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

6) під час тимчасової непрацездатності судді;

7) за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

8) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

9) у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

10) в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.3. Повторний автоматизований розподіл

3.3.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється у наступних випадках:

а) у разі задоволення відводу або самовідводу судді (головуючого судді або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду (п. 2.3.49 Положення);

б) у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи (п. 2.3.52 Положення);

в) в інших випадках, визначених процесуальним законом.

3.3.2. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу справ виключно у разі, коли суддя (якщо справа розглядається одноособово) або суддя-доповідач із складу колегії суддів (якщо справа розглядається колегіально) у визначених законом випадках (крім щорічної відпустки) не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти днів безперервно, що підтверджується документально та може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені Кодексом адміністративного судочинства України.

3.4. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

3.4.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття або припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

3.4.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

- заяви, клопотання про заміну неналежної сторони;

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

3.4.3. Зазначені у п. 3.4.1, 3.4.2. справи та матеріали передаються головуючому судді на підставі Протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду із зазначенням прізвища головуючого судді та додається до матеріалів судової справи.

3.4.4. У разі, якщо станом на момент надходження справ та матеріалів, зазначених у п. 3.4.1, 3.4.2 цих Засад, раніше визначений у справі головуючий суддя не працює у даному суді, його повноваження закінчились або припинені, знаходиться у відпустці відповідно до ст.179 КЗпП України (відпустка по вагітності та пологам, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустка без збереження заробітної плати по догляду за дитиною, яка потребує домашнього догляду до досягнення нею передбаченого законом віку) такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

4. Порядок формування колегій суддів для розгляду адміністративних справ

4.1. Адміністративні справи, що підлягають розгляду і вирішенню у ЧОАС колегією суддів, визначаються згідно з вимогами Кодексу адміністративного судочинства України.

4.2. У разі прийняття рішення про колегіальний розгляд справи головуючий суддя подає керівнику апарату суду зареєстровану в автоматизованій системі діловодства суду службову записку про автоматизоване визначення складу колегії суддів.

4.3. Визначення складу колегії суддів здійснюється автоматизованою системою документообігу за розпорядженням керівника апарату суду на підставі службової записки судді про автоматизоване визначення складу колегії суддів.

Склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою з числа всіх суддів ЧОАС, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій з урахуванням випадків не розподілення справ, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду. Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, який автоматично створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та долучається до матеріалів адміністративної справи.

4.4. Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на підставі зареєстрованої в системі діловодства суду службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

Результатом автоматичної зміни судді (суддів) колегії суддів є протокол автоматичної зміни складу колегії суддів, який автоматично створюється автоматизованою системою, який роздруковується, підписується та долучається до матеріалів адміністративної справи.

4.5. У разі настання обставин, які унеможливлюють участь головуючого судді у розгляді справи у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п'ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) проводиться повторний автоматизований розподіл справи автоматизованою системою документообігу з числа всіх суддів ЧОАС, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій. В такому випадку склад раніше визначеної колегії суддів у справі залишається незмінним.

5. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів

5.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення зазначених обставин.

5.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями, крім справ, визначених у п. 5.3, здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п. 5.1 обставин.

5.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 5.1, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, примусове видворення іноземців або осіб без громадянства, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) здійснюється головою суду (у разі його відсутності – заступником голови суду, який виконує обов’язки голови суду), у наступному порядку:

5.3.1. із загального списку суддів ЧОАС, сформованого в алфавітному порядку, визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент визначення головуючого судді;

5.3.2. із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент визначення головуючого судді, незалежно від навантаження, визначається перший у списку головуючого судді для розгляду конкретної судової справи;

5.3.3. головуючими суддями для розгляду наступних адміністративних справ, що надійшли протягом строку дії обставин, зазначених в п. 5.1, визначаються наступні за списком судді у порядку черговості.

Підставою для визначення головуючого судді у справах, зазначених в п. 5.3, є розпорядження голови суду, належним чином засвідчена копія якого долучається до матеріалів адміністративної справи.

5.4. У випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, автоматизоване визначення колегій суддів, заміна судді (суддів) у колегії здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин у порядку, визначеному пунктами 4.1-4.5 цих Засад.

У разі настання обставин, зазначених в пункті 5.1 цих Засад визначення складу колегії суддів, заміна судді (суддів) у колегії суддів у справах, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, тощо) ведеться Список суддів для забезпечення заміни суддів – членів колегій в разі неможливості їх участі в розгляді адміністративної справи (далі Список суддів).

Первинний Список суддів формується з числа усіх суддів ЧОАС відповідно до їх прізвищ в алфавітному порядку.

У разі, якщо внаслідок проведення заміни певного судді зі Списку суддів призначено до складу колегії суддів для розгляду конкретної адміністративної справи, такий суддя переміщується в кінець Списку.

Ведення Списку суддів та облік кількості замін здійснює керівник апарату суду (або особа яка виконує його обов’язки).

У разі неможливості участі в розгляді адміністративної справи судді, який входить до складу колегії (за наявності передбачених законом обставин, що унеможливлюють його участь у розгляді справи, задоволенні відводу (самовідводу), перебування судді у тривалій відпустці, відрядження, тимчасова непрацездатність, інші обставини, визначені згідно із законом), до розгляду справи залучається перший за номером суддя Черкаського окружного адміністративного суду зі Списку суддів, а якщо він також не може брати участь у розгляді справи, - інший наступний за номером суддя. Після проведення заміни усіма суддями зі Списку суддів, у разі необхідності проведення наступної заміни вибирається перший за алфавітом суддя зі складу усіх суддів, а якщо він також не може брати участь у розгляді справи, - інший наступний за номером суддя.

Заміна судді (суддів) складу колегії, в разі неможливості його участі в розгляді справи, здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду на підставі службової записки головуючого судді. Службова записка про заміну судді (суддів) колегії суддів подається під розписку керівнику апарату суду у день розгляду справи. У день подання службової записки головуючого судді про заміну у складі колегії керівником апарату суду видається розпорядження, копія якого долучається до матеріалів справи.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 5.1. Засад, до автоматизованої системи вноситься інформація про проведення замін у колегіях суддів шляхом реєстрації службових записок суддів (із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного подання службової записки керівнику апарату) та внесення електронних копій розпорядження керівника апарату про заміну складу колегії до автоматизованої системи документообігу суду.

5.5. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у п. 5.1, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції (справ) до суду, а також інформація про її (їх) розподіл.