“ЗАТВЕРДЖЕНО”

рішенням зборів суддів
Черкаського окружного
адміністративного суду
від 17 березня 2025 року

З А С А Д И

ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ У ЧЕРКАСЬКОМУ ОКРУЖНОМУ АДМІНІСТРАТИВНОМУ СУДІ

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Черкаському окружному адміністративному суді (далі - Засади) розроблені на виконання п. 1.4.8. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 (далі – Положення).

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу Черкаського окружного адміністративного суду та віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України “Про судоустрій і статус суддів” та Положення.

2. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.1. Збори суддів Черкаського окружного адміністративного суду (далі по тексту – ЧОАС) мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи, визначені Законом України “Про судоустрій і статус суддів” та Положенням.

2. Збори суддів ЧОАС мають право:

1. визначати та затверджувати Засади використання автоматизованої системи документообігу суду;

2. запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ;

3. визначити склади постійно діючих колегій суддів;

4. встановлювати строк перед відпусткою, впродовж якого судді не розподіляються судові справи;

5. визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

1. у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

2. у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

3. у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;

4. які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

5. які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;

6. у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.;

7. у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав;

8. стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;

9. у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати), у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати);

10. у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

6. визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо;

7. зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів;

8. визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи;

9. розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом;

10. приймати рішення з інших питань, віднесених до їх компетенції згідно з Законом та Положенням.

3. Розподіл судових справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

• пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

• розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

• визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

• повторного автоматизованого розподілу судових справ.

3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді (крім справ, які відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та цих Засад, підлягають передачі раніше визначеному судді) судові справи, що надійшли:

1. за два місяці до закінчення повноважень судді;

2. за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів) та за 20 календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 30 календарних днів) (за наявності наказу голови суду);

3. за один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

4. за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

5. у період відпустки судді;

6. за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

7. під час тимчасової непрацездатності судді;

8. у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

9. у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

10. в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи (крім днів до початку відпустки та відрядження коли розподіл справ на суддю не здійснюється).

3.4. Коефіцієнт складності категорій судових справ у ЧОАС не встановлюється.

3.5. Спеціалізація суддів ЧОАС з розгляду конкретних категорій судових справ не запроваджується.

3.6. Голові суду встановлюється навантаження щодо розгляду справ в розмірі 80 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів суду.

3.7. Заступнику голови суду встановлюється навантаження щодо розгляду справ в розмірі 100 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів суду.

На час відсутності голови суду (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність тощо) заступнику голови суду (судді, який тимчасово виконує обов’язки голови суду) навантаження встановлюється на рівні голови суду – 80 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів суду.

3.8. В ЧОАС встановлюється коефіцієнт участі судді в розгляді судової справи:

- головуючий у справі - 1;

- у складі колегії - 0,5.

4. Автоматизований розподіл справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ у ЧОАС здійснюється між усіма суддям, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

4.2. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суддів.

4.3. Автоматизований розподіл судових справ у ЧОАС застосовується після їх реєстрації у такому порядку :

а) протягом робочого дня шляхом пакетного розподілу;

б) у разі надходження позовних заяв (справ та матеріалів), на розгляд яких процесуальним законом встановлені скорочені строки їх розгляду, автоматизований розподіл судових справ у суді здійснюється протягом робочого часу одразу після реєстрації відповідної судової справи;

в) у разі надходження позовних заяв (справ та матеріалів) наприкінці робочого дня, що унеможливило проведення автоматизованого розподілу протягом робочого часу, проводиться автоматизований розподіл цих справ після робочого часу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату (особи, що виконує обов’язки керівника апарату) на підставі службової записки начальника відділу організаційного забезпечення та контролю (канцелярії) (особи, що виконує його обов’язки);

г) розподіл позовних заяв (справ та матеріалів), які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється у неробочі дні.

4.4. Розподіл позовних заяв (справ та матеріалів), які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні здійснюється серед всіх суддів ЧОАС, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій з урахуванням випадків не розподілення справ, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду. У разі затвердження наказом голови суду графіку чергувань суддів розподіл здійснюється згідно такого графіку.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:

1. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

2. заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

3. заяв та клопотань з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

4. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

5. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

6. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

7. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

8. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів.

5.2. У разі, якщо станом на момент надходження справ та матеріалів, зазначених у п. 5.1. цих Засад, раніше визначений у справі головуючий суддя не працює у ЧОАС, його повноваження закінчились або припинені, знаходиться у відпустці відповідно до ст.179 КЗпП України (відпустка по вагітності та пологам, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустка без збереження заробітної плати по догляду за дитиною, яка потребує домашнього догляду до досягнення нею передбаченого законом віку) такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

6.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду.

6.2. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу справ винятково у разі, коли суддя (якщо справа розглядається одноособово) або суддя-доповідач із складу колегії суддів (якщо справа розглядається колегіально) у визначених законом випадках (крім щорічної відпустки) не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти днів безперервно, що підтверджується документально та може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені Кодексом адміністративного судочинства України.

6.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в пункті 5.1. Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 5.2. Засад.

6.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

7.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення зазначених обставин.

7.2. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 7.1., розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, примусове видворення іноземців або осіб без громадянства, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) здійснюється головою суду (у разі його відсутності – заступником голови суду, згідно з черговістю за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів, пункту 3.3. Засад.

7.3. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у п. 7.1., до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції (справ) до суду, а також інформація про її (їх) розподіл.

8. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

8.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене та у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано вносяться до автоматизованої системи головуючим суддею.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою визначеною наказом керівника апарату суду:

• за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції;

• постановлених суддями, повноваження яких закінчились на час набрання (скасування набрання) цими судовими рішеннями законної сили;

• за необхідності визначення дати набрання судовим рішенням законної сили під час довготривалої відпустки, відрядження або тимчасової непрацездатності судді, який ухвалив відповідне судове рішення.

Ці Засади набувають чинності з дня введення в дію нової редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 №39.